Việt Nam là một nước có nhiều các danh lam thắng cảnh, các di tích lịch sử và một trong bảy kỳ quan của thế giới – Vịnh Hạ Long, vì vậy lượng khách du lịch đến Việt Nam rất đông không những vậy còn có lượng lớn khách đến Việt Nam tham gia các hội thảo hay thực hiện các dự án đấu tư càng làm tăng nhu cầu sử dụng dịch vụ khách sạn.
Thách thức lớn nhất trong ngành Khách sạn chính là tính cạnh tranh khốc liệt. Năm 2012, tại Việt Nam đã có 55 khách sạn 5 sao tương đương với 13.767 phòng đang mở cửa đón khách; 6 resort, khách sạn chất lượng quốc tế đi vào hoạt động như Hilton Garden Inn Hanoi, Hyatt Regency Đà Nẵng, Intercontinental Danang Sun Peninsula Resort… đã tạo nên thị trường khách sạn trong nước sôi động hơn bao giờ hết; tuy nhiên, điều này đồng nghĩa với việc các nhà kinh doanh khách sạn phải bước vào một cuộc cạnh tranh quyết liệt hơn.
Trước những cơ hội và cả thách thức như vậy, đòi hỏi các nhà quản lý khách sạn phải xây dựng cho khách sạn của mình hệ thống quản lý thông tin phù hợp với tình hình thực tế của khách sạn để đảm bảo cho nhu cầu ngày càng cao của khách hàng về sự nhanh chóng, thuận tiện trong những lần đặt phòng, thuê phòng và sử dụng các dịch vụ của khách sạn. Tiến bộ công nghệ được áp dụng trong lĩnh vực quản lý khách sạn đã làm thay đổi sâu sắc ngành công nghiệp này giúp tăng tính tiện ích và làm giảm chi phí điều hành. Ứng dụng phần mềm thông tin trong quản lý tại bộ phận tiền sảnh cho phép quản lý các thông tin tập trung như tình hình thuê phòng, phòng đã được dọn dẹp hay chưa, tự động kích hoạt hoặc khóa phòng. Hay hệ thống check in bằng thẻ cảm ứng đang được các khách sạn lớn tại Việt Nam áp dụng giúp quản lý thời gian khách đăng ký, lưu phòng, trả phòng, khóa điện từ ngăn chặn các cuộc đột nhập của kẻ gian… Hoặc hệ thống cảm biến tương tác với khách, đèn sẽ tự động sáng dọc hành lang khi có khách và giảm lượng sáng để tiết kiệm nếu không có người, máy lạnh tự động điều chỉnh nhiệt độ tương ứng với khí hậu bên ngoài.
Hiện nay ở Việt Nam cũng đã có rất nhiều khách sạn đã áp dụng hệ thống thông tin quản lý vào các hoạt động của mình nhưng trên thực tế, việc ứng dụng hệ thống thông tin quản lý chưa thực sự đạt hiệu quả cao, còn nhiều hạn chế. Các số liệu thống kê cho thấy, hiện cả nước có 30% khách sạn cao cấp hiện đang áp dụng các giải pháp công nghệ thông tin, hệ thống quản lý. Các liên doanh khách sạn cao cấp tại Hà Nội thường sử dụng các phần mềm của nước ngoài. Các phần mềm do nước ngoài cung cấp có quy trình chuẩn nhưng giá thành quá cao, hơn nữa việc bảo trì, bảo dưỡng rất khó khăn.
Hệ thống quản trị khách sạn Roman PMS sẽ là giải pháp cho vấn đề này. Roman PMS là phần mềm với nhiều chức năng quản lý, tích hợp các hệ thống tạo thành một hệ thống quản lý tổng thể các mảng hoạt động của khách sạn với quy trình hiện đại, tiêu chuẩn quốc tế đáp ứng nhu cầu quản lý cao cấp của các khách sạn, resort. Hệ thống không chỉ là công cụ quản lý thông tin đơn thuần mà trong đó là một quy trình thực hiện tổng thể từ các nghiệp vụ quản trị nhỏ nhất trong quản trị khách sạn. Hệ thống sẽ mang lại một cách nhìn tổng quát đến chi tiết để có phương pháp quản trị và khai thác triệt để tài nguyên tại mỗi đơn vị.
Brecus